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DIAGNÓSTICO PLANNAM WFM

Responde de forma aproximada y sincera. El objetivo es identificar fricciones, no juzgar procesos.

BLOQUE 1 · Demanda y Variabilidad Operativa

Empezamos por lo más básico: si el volumen de personal está realmente alineado con la actividad de tu negocio o si
trabajas con ajustes constantes para llegar al día a día.

Cuando la demanda varía y no se anticipa bien, suelen aparecer problemas de cobertura, sobrecostes y tensión
operativa.

1.1 Variabilidad de la actividad

¿Tu actividad tiene picos variables (ventas, llamadas, visitas, producción)?

1.2 Variación temporal de la demanda

¿La demanda cambia según franja horaria o día de la semana?

1.3 Método actual de planificación

¿Cómo se dimensiona hoy la plantilla?

1.4 Problemas de cobertura

¿Sufres problemas habituales de cobertura?

Ya tenemos una primera visión de cómo se comporta la demanda en tu actividad y de si la cobertura actual está
realmente alineada con ella.

El siguiente paso es entender cómo se traducen esas variaciones en la planificación de turnos y qué esfuerzo supone
mantenerla bajo control.

BLOQUE 2 · ¿Cuánto te cuestan los turnos?

La planificación de turnos suele ser uno de los procesos más invisibles de la organización… hasta que empieza a
consumir horas, generar errores o provocar tensiones internas.

En este bloque analizamos el esfuerzo real que supone planificar, el margen de error y la frecuencia con la que el plan
inicial se ve alterado.

2.1 Tiempo dedicado a cuadrantes

¿Cuánto tiempo se dedica semanalmente a crear o ajustar turnos?

2.2 Cumplimiento de convenios y descansos

¿Los turnos cumplen siempre convenios, descansos y normativa?

2.3 Uso de simulaciones

¿Se simulan escenarios antes de aprobar los cuadrantes?

2.4 Cambios de última hora

¿Con qué frecuencia se producen cambios de turnos imprevistos?

Con estas respuestas ya sabemos cuánto tiempo, ajuste y margen de riesgo implica hoy la planificación de turnos en tu
organización.

Ahora vamos a centrarnos en qué ocurre cuando el plan se enfrenta a la realidad diaria y cómo se gestionan los
imprevistos en la operativa del día a día.

BLOQUE 3 · ¿Qué ocurre cuando la realidad no coincide con el plan?

Aunque la planificación esté bien trabajada, el día a día rara vez se comporta exactamente como estaba previsto.

Ausencias, retrasos o cambios de última hora ponen a prueba la capacidad de reacción de la organización.

En este bloque analizamos cómo se gestionan esas situaciones y hasta qué punto existe control o improvisación en la
operativa diaria.

3.1 Gestión de incidencias

¿Cómo se gestionan ausencias, retrasos o cambios diarios?

3.2 Desviaciones plan vs realidad

¿Hay desviaciones frecuentes entre lo planificado y lo ejecutado?

3.3 Capacidad de reacción

¿La organización reacciona rápido ante imprevistos?

Ahora ya entendemos mejor cómo responde tu organización cuando la operativa diaria se desvía del plan inicial.

El siguiente paso es analizar hasta qué punto este funcionamiento genera fricción en el control horario y en el
cumplimiento normativo.

BLOQUE 4 · ¿Estás tranquilo con el control horario y el cumplimiento normativo.

El registro horario y el cumplimiento legal suelen fallar no por falta de voluntad, sino por falta de control, trazabilidad o
herramientas adecuadas.

En este bloque analizamos cómo se registran las horas trabajadas, si se producen errores con frecuencia y qué nivel
de tranquilidad existe ante posibles revisiones o inspecciones.

4.1 Sistema de fichajes

¿Cómo se registran las horas trabajadas?

4.2 Errores en el registro

¿Se detectan errores en horas trabajadas?

4.3 Riesgo legal

¿Existe riesgo de sanciones o inspecciones?

Con esta información ya tenemos una idea clara del nivel de control y tranquilidad en materia de registro horario y
cumplimiento normativo.

A continuación, vamos a ver cómo impacta todo esto en la carga administrativa y en la experiencia diaria de las
personas y del equipo de RRHH.

BLOQUE 5 · ¿Cuánta carga administrativa y fricción interna genera la gestión de personas?

Más allá de los turnos y del control horario, muchas ineficiencias aparecen en las pequeñas gestiones del día a día:
solicitudes, consultas repetitivas, cambios y comunicaciones internas.

En este bloque analizamos hasta qué punto estas tareas están bien organizadas o si están generando sobrecarga en
RRHH y desgaste en el equipo.

5.1 Autogestión del empleado

¿Los empleados gestionan vacaciones, solicitudes y disponibilidad?

5.2 Carga administrativa en RRHH

¿RRHH recibe muchas consultas repetitivas?

5.3 Clima laboral y rotación

¿Cómo describirías el nivel de rotación o desmotivación?

Con estas respuestas ya entendemos mejor cuánta carga administrativa se genera en el día a día y cómo impacta en el
equipo y en RRHH.

El siguiente paso es analizar qué ocurre cuando la información no fluye bien entre planificación, operación y nómina, y
cómo eso se traduce en errores y reprocesos.

BLOQUE 6 · ¿Qué problemas nacen cuando la información no fluye bien?

En esta parte analizamos cómo se gestionan las incidencias relacionadas con la nómina y cuántos errores o
reprocesos se generan en el camino.

Son cuestiones que suelen resolverse “como se puede” en el día a día, pero que tienen un impacto directo en tiempo,
confianza y carga administrativa.

7.1 Incidencias de nómina

¿Cómo se reportan hoy las incidencias de nómina?

7.2 Frecuencia de errores de nómina

¿Con qué frecuencia se producen errores en nómina?

7.3 Resolución de incidencias

¿Cuántos ciclos se necesitan para corregir una incidencia?

Ya has completado más del 70 % del diagnóstico.

Solo queda revisar cómo se gestionan las ausencias y el nivel de control global antes de cerrar el análisis.

A continuación, vamos a centrarnos en cómo se detectan necesidades de contratación, cómo se gestionan los
cambios y si existe capacidad real de anticipación antes de que haya impacto.

BLOQUE 7 · Decisiones, cambios y capacidad de anticipación

En esta parte revisamos cómo se detectan nuevas necesidades, cómo se toman decisiones de contratación y cómo se
gestionan los cambios antes de que tengan impacto operativo o administrativo.

Muchas tensiones aparecen cuando estas decisiones se toman tarde o sin información suficiente.

7.4 Detección de nuevas necesidades de contratación

¿Cómo se detecta la falta de cobertura de personal?

7.5 Solicitud de nuevas contrataciones

¿Cómo se solicita una nueva contratación a RRHH?

7.6 Justificación de la contratación

¿RRHH recibe una justificación objetiva (demanda, absentismo, crecimiento)?

7.7 Cambios en condiciones contractuales

¿Cómo se comunican cambios de jornada o condiciones?

7.8 Descuadres plan vs contrato

¿Existen descuadres entre lo planificado y lo contratado?

7.9 Simulación previa de cambios

¿Se simula el impacto antes de aprobar un cambio contractual?

¡Enhorabuena! Has completado el diagnóstico.

Con un solo clic podrás acceder a un resumen claro y actualizado de tu situación, identificando qué áreas están bajo
control y cuáles requieren atención prioritaria.

BLOQUE 8 · Contexto de tu organización

Para interpretar correctamente todo lo anterior, necesitamos entender el contexto en el que opera tu organización.

Estas preguntas nos ayudan a poner en perspectiva el nivel de complejidad, tamaño y entorno normativo en el que se
toman las decisiones del día a día.

8.1 Tamaño de la organización

Número aproximado de empleados:

8.2 Complejidad organizativa

¿La organización es multicentro o multiubicación?

8.3 Complejidad normativa

¿Existen múltiples convenios o condiciones especiales?

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control y cuáles requieren atención prioritaria.
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