Asier García pasó diez años gestionando operaciones de hasta 1.200 personas con herramientas que no estaban a la altura. Luego construyó las que necesitaba. Trece años después, PLANNAM estrena web y lanza un autodiagnóstico que permite a cualquier directivo entender, sin intermediarios, cuánto le está costando el desorden.
Hay un tipo de aprendizaje que solo ocurre desde dentro. El que se queda en el cuerpo después de haber gestionado más de cuarenta localizaciones, más de mil doscientas personas y una cuenta de resultados de quinientos millones de euros con las herramientas que tenías a mano, que casi nunca eran las que necesitabas.
Asier pasó diez años como director de operaciones en una gran empresa del sector del ocio. Empezó gestionando centros de entretenimiento familiar, construyó desde cero una línea de negocio que pasó de cero a ciento veinte ubicaciones en cuatro años, y terminó al frente de una red nacional de establecimientos repartidos por toda España. Se formó en Ingeniería Industrial mientras trabajaba desde muy joven en entornos operativos reales. Quizá por eso hace tiempo que dejó de definirse por una titulación concreta y prefiere hablar de sistemas, operaciones y decisiones. En LinkedIn figura como «Operational Intelligence Architect». Una denominación que se inventó porque ninguna de las existentes le encajaba del todo.
«Yo no programo», dice con la naturalidad de quien ha asumido que eso no le hace falta. «Yo diseño sistemas.»
El problema que nadie había resuelto
En 2012 dejó aquella compañía y fundó PLANNAM. No porque viera una oportunidad de mercado en el sentido en que los inversores usan esa expresión, sino porque había vivido el problema desde el lado que duele. El de quien tiene que decidir cómo se cubre un turno de madrugada en Zaragoza mientras gestiona una baja en Sevilla y un convenio distinto en cada provincia.
Aquel conocimiento práctico no era exclusivo suyo. Con el tiempo fue reuniendo a profesionales que habían vivido problemas similares desde distintos ámbitos, operaciones, tecnología, planificación y dirección de negocio, hasta formar el equipo que durante los siguientes años desarrollaría PLANNAM.
Registrar no es decidir
La pregunta que PLANNAM intenta responder no es cómo fichar a los empleados, ni cómo guardar sus contratos en una base de datos. Es cómo una organización toma decisiones sobre su mayor coste, las personas, de forma anticipada, estructurada y medible. Y por qué la mayoría lo hace todavía de forma reactiva.
«El problema no era la falta de digitalización», explica Asier. «Muchas empresas ya tenían herramientas. El problema era que habían digitalizado la parte equivocada. Tenían control horario, tenían portales del empleado, tenían aplicaciones de fichaje. Pero seguían tomando las decisiones importantes con Excel y con el criterio del manager de turno.»
Esta distinción, entre registrar lo que ocurre y decidir lo que debe ocurrir, es el núcleo de lo que PLANNAM lleva trece años construyendo. Y es también lo que convierte a esta empresa de Castelldefels en algo difícil de categorizar dentro del mercado de workforce management. No es exactamente un sistema de gestión de recursos humanos. Tampoco es una herramienta de planificación al uso. Es, en la terminología que Asier usa con cierta insistencia, una infraestructura de decisión laboral.
El caso de GóFit ilustra mejor que cualquier argumento lo que eso significa en la práctica. La cadena de centros deportivos operaba en más de veinte ubicaciones distribuidas en tres países con una gestión descentralizada, altamente dependiente de cada manager y sin visibilidad global sobre la operación. Los turnos se asignaban de forma manual, la demanda real de cada centro nunca terminaba de traducirse en necesidades de personal concretas, y escalar la red significaba escalar también la complejidad administrativa, que crecía más rápido que el negocio.
Cuando implantaron PLANNAM como sistema central, todo el ciclo laboral pasó a funcionar desde un único entorno: planificación automática, gestión de incidencias, control horario y exportación a nómina, conectado en tiempo real con el CRM de clases y con los sistemas de RRHH del grupo. El resultado fue una reducción del ratio de coste laboral de cuatro puntos porcentuales, con un ahorro estructural anual estimado de entre 1,2 y 3,4 millones de euros y retornos de entre diez y veintiocho veces la inversión. Lo que es más relevante para entender el modelo: GóFit pudo seguir creciendo sin aumentar la estructura operativa. La organización escaló; la carga de gestionar esa organización, no.
Fertiberia y Novartis representan dos caras distintas del mismo problema. La química española pasó de gestionar su operación diaria con hojas de cálculo descentralizadas entre plantas a tener trazabilidad total y visibilidad en tiempo real, sin necesidad de modificar su modelo de planificación existente. Novartis, con exigencias regulatorias que no admiten margen de error, encontró en PLANNAM la forma de garantizar que la persona correcta está siempre en el turno correcto, no por intuición sino por diseño del sistema.
Dar antes de pedir
Ahora PLANNAM ha renovado su web corporativa y ha publicado junto a ella algo que en el sector no existía: un autodiagnóstico de acceso libre con el que cualquier directivo puede evaluar, en menos de diez minutos y sin hablar con ningún comercial, el nivel de madurez de su organización en la gestión del trabajo. El resultado es un informe con una estimación de ahorro potencial construida sobre investigación de McKinsey en sistemas de workforce management, calibrada al perfil específico de la empresa.
«Queríamos que alguien llegara a una primera conversación con datos propios, no con suposiciones», explica Asier. «Que pudiera decir: he hecho el diagnóstico y mi situación es esta. Y a partir de ahí, si quiere, hablamos.»
La herramienta fue una idea suya, desarrollada por el equipo técnico de PLANNAM. En un momento en que la Inteligencia Artificial promete automatizar cualquier proceso de cualificación comercial, Asier ha optado por algo más antiguo y, según parece, más efectivo: dar antes de pedir. Ofrecer criterio antes de pedir atención.
La nueva web refleja ese mismo principio. Ha dejado de ser una presentación corporativa para convertirse en un recurso para profesionales del sector: artículos de fondo, análisis de tendencias, casos documentados y el autodiagnóstico como punto de entrada natural. La plataforma recoge también PLANNAM Micros, la versión del sistema pensada para empresas más pequeñas que operan con la misma complejidad estructural pero con menos escala.
Una nueva categoría
El mercado de workforce management lleva años creciendo, impulsado por la presión normativa, la complejidad de los convenios colectivos y la necesidad de controlar un coste que en muchos sectores representa entre el cuarenta y el sesenta por ciento de la estructura. Pero lo que está ocurriendo ahora es algo cualitativamente distinto. La convergencia de planificación, operación, cumplimiento legal y análisis económico bajo una misma capa de decisión no es una mejora incremental del WFM tradicional. Es una categoría nueva. La que Asier lleva trece años construyendo sin que existiera todavía un nombre para ella, y que ahora empieza a reconocerse como lo que es: inteligencia operativa aplicada a las decisiones sobre personas.
Las organizaciones que entiendan esto primero tendrán una ventaja que no es fácil de revertir. No porque hayan implantado una herramienta mejor, sino porque habrán cambiado el nivel desde el que toman sus decisiones laborales. De la gestión reactiva a la decisión anticipada. Del criterio del manager al sistema que lo estructura y lo hace auditable.
«Cuando empecé, la pregunta que te hacían era: ¿tienes un sistema de fichaje? Ahora la pregunta es: ¿cómo toma tu organización decisiones sobre las personas? Eso es un cambio de categoría completo.»
Y la categoría, dice Asier con la calma de quien lleva años siendo el único en la sala que sabe de qué está hablando, acaba de empezar.
