Pagar horas extra a final de mes puede ser sinónimo de una mala planificación. Del mismo modo, esto puede ocurrir por operar nuestro negocio bajo constante incertidumbre debido a los cambios en la demanda. En ambos casos la causa es la misma. Debemos mejorar la gestión de nuestra plantilla para evitar pagar horas extra.
Recordemos que las horas extra son una consecuencia del trabajo no planificado. Es decir, la existencia de horas extra está relacionado al desconocimiento de la demanda.
Al entender el comportamiento de la demanda podemos realizar cambios en la planificación de forma estratégica. Sin impactar en la productividad o calidad de nuestro servicio.
Estos cambios o ajustes en la configuración de nuestra planificación puede significar reducciones de hasta dos cifras porcentuales en las horas extra de nuestros empleados.
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Automatizar la planificación reduce hasta un 40% las horas extra
Planificar de forma automática es un factor indispensable para disminuir las horas extra de nuestros empleados. Nos permite analizar datos y realizar tareas de forma más precisa.
Podemos evitar horas extra creando reglas que especifiquen a nuestro sistema de planificación el asignar las horas y turnos de trabajo a nuestros empleados tomando en cuenta variables como disponibilidad, competencias, geografía, conciliación familiar, experiencia y hasta preferencias del mismo empleado.
Al automatizar la planificación reducimos el tiempo para efectuar un cambio de turno entre empleados o para reconfigurar un cuadrante completo, por ejemplo. Acciones como estas pueden significar hasta un 40% de reducción anual de horas extra.
La automatización ofrece agilidad y certeza al actuar. No es casualidad que las grandes cadenas de restauración fast food o la industria automotriz utilicen la automatización como un recurso esencial dentro de sus operaciones cotidianas.
Parametrizar la jornada laboral ayuda a identificar en dónde podemos reducir horas
La relevancia de tener parametrizada nuestra jornada laboral puede resumirse con la frase del físico británico William Thomson Kelvin: “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”.
Si contamos con una buena planificación podemos controlar, en su mayoría, los excedentes o sobrantes de recursos.
Desafortunadamente, ahora es mucho más difícil entender el comportamiento del mercado utilizando los métodos tradicionales. La falta de información se traduce en incertidumbre y esta afecta la certeza de nuestra planificación.
Un ejemplo muy claro son los restaurantes y supermercados que no saben si deben planificar considerando el año anterior o la tendencia de consumo de sus clientes en los últimos meses.
Aunque estos casos se siguen repitiendo hasta el día de hoy la oportunidad la encontramos en las nuevas herramientas que optimizan nuestra planificación de turnos en tiempo real.
La Inteligencia Artificial (IA) hace posible entender el comportamiento de la demanda de una cadena hotelera y modificar la planificación al mismo tiempo que adapta la plantilla de empleados a la realidad del negocio. Todo en un mismo día.
Esta sería una tarea imposible para cualquier departamento de RRHH u Operaciones de cualquier empresa del mundo que intente hacerlo sin ayuda de la tecnología.
La IA aplicada a RRHH y Operaciones genera ahorros anuales de hasta el 17% sobre costes operativos. Si lo traducimos en horas extra, significa hasta un 70% de reducción sobre el total del costo operativo anual.
En 2020 se realizaron 6 millones de horas extra cada semana. Son 320 millones de horas extra al año, un 6,3% más que en 2019 según un informe de UGT. Esto es el equivalente a la creación de 180.000 trabajos a jornada completa.
La industria, el comercio y la hostelería representan más de 2 millones de horas extra al año. Está claro que es necesaria una solución para reducir, o al menos, optimizar las horas extra sí nuestra empresa pertenece a uno de estos sectores.
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Evita horas extra ajustando la bolsa de horas de los empleados
La bolsa de horas es la gestión del reparto del tiempo que un empleado dedica a su empresa. Se puede ver como el cómputo de las horas que el empleado debe a la empresa o que la empresa le debe al empleado según el convenio de colaboración.
La ventaja de utilizar la bolsa de horas es que podemos ajustarla a las necesidades específicas de cada empleado. Nos permite hacer uso efectivo del tiempo de un empleado cuando creamos más conveniente.
El proceso de ajuste es relativamente simple. Si la demanda es alta, podemos utilizar las horas a favor de la empresa (es decir, horas que el empleado debe a la empresa) para cubrir dicha demanda. De esta forma evitamos pagar horas extra.
En el caso de que no se tengan horas a favor de la empresa, se pueden generar a favor del empleado. De esta forma el empleado podrá trabajar horas extra pero no se contabilizarán como tal ya que las horas que haya trabajado de más las recuperará durante la jornada laboral de otro día. En este caso, el día que más convenga al empleado y a la empresa.
Si deseas conocer más sobre cómo puedes reducir las horas extra de tu organización ponte en contacto con nosotros para realizar un diagnóstico de productividad de tu negocio y ayudarte a identificar las potenciales mejoras de rentabilidad y productividad desde del primer mes.
